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martes, 3 de junio de 2014

Requisita tu reporte de evaluación por computadora

COMO REQUISITAR REPORTES DE EVALUACIÓN CON UNA COMPUTADORA.



Como cada ciclo escolar, en esta ocasión les traigo el ya conocido formato para que requisites tus "Reportes de evaluación" de una manera más rápida y eficiente.

Les recordamos que esta no es la forma tradicional para requisitar, donde se usa la computadora como una máquina de escribir y se va haciendo reporte por reporte.

Este método te permite capturar tus datos en una hoja de cálculo, y usar un formato de impresión que "jala" los datos y va mostrando reporte por reporte. De esta manera a la vez que se captura, se calculan promedios y se pueden copiar y pegar datos repetitivos como el nombre de la escuela o del maestro, esto genera resultados mucho más eficientes.

Comencemos

Primer paso

Instalar la Suite Libreoffice, la cual puedes conseguir aqui

 Descargar LibreOffice


¿Por qué?, Los primeros años hice todo con la suite de Microsoft, pero por alguna extraña razón, Word no puede truncar decimales periódicos en campos de combinación y me generó muchos problemas, con LibreOffice esto no sucede y además es un programa muy completo y bonito y gratis.

Segundo paso

Descarga tus bases de datos y requisita los campos. Puedes copiar y pegar en los datos repetitivos, los nombres de los campos son muy intuitivos y van de acuerdo al reporte de evaluación, de esta manera primero aparece el ciclo, despues los apellidos, el nombre, etc. No te preocupes si en al capturar algún dato se "corta" o aparece incompleto, si lo escribiste completo al combinar aparecerá completo.


Tercer paso

Combina los datos e imprime.
Para esto debes descargar los formatos para impresión, frente y atrás del grado que te corresponde y seguir los pasos de combinación:

Primero regálanos un like (dale clic en el botón "Me gusta") a esta página

 https://www.facebook.com/ludus.matriz

Ahora envíanos un mensaje (dale clic en el botón Mensaje):

 https://www.facebook.com/ludus.matriz

Y en ese mensaje escribe que archivos necesitas:


Recibirás los links con los archivos para combinar.
Descarga el archivo, guárdalo y sigue los siguientes pasos:

1. Abre el archivo de combinación en LibreOffice Writter


2. Ve al menú Editar y selecciona la opción "Intercambiar Base de datos", te aparecerá la siguiente pantalla:
3. Dale clic en la opción "Examinar", aparecerá la siguiente pantalla:

4. Selecciona el archivo grabado con los datos de tus alumn@s y dale clic en aceptar. Te devolverá a la pantalla donde aparecerá el nombre de tu archivo en nuestro caso (Formato Sexto)
5. Dale clic en el nombre del archivo para que aparezca la opción "Hoja 1"

6. Dale clic en "Hoja 1" y de ahí en Definir. Listo, le haz indicado al programa que combinarás tu formato con el archivo de tu base de datos. Ahora vamos a imprimir las cartillas.


1. Ve al menú Herramientas y selecciona la opción "Combinar Correpondencia"
2. Deja la opción "Usar el documento actual" y dale clic en "Siguiente"
3. Deja la opción "carta" y dale clic en "Siguiente"
3(A).- En caso de que no aparezca habilitada la opción "siguiente", da clic en Seleccionar otra lista de direcciones y elige nuevamente la base de datos.

4. Deja la pantalla tal y como en la imagen y dale clic en "Siguiente"
5. Dejamos la pantalla igual como en la imagen y damos clic en "Siguiente"
6. Esta pantalla es muy importante, pues desde acá comenzaremos a imprimir nuestras cartillas. El número 1 de destinatario corresponde con el número uno de tu lista. Procederemos a imprimir la cartilla perteneciente al alumno 1, para esto damos clic en la opción "Editar Documento".

7. Esta es una cartilla lista para imprimir. Te sugiero que la imprimas primero en una hoja blanca, antes de pasarla directamente a tu cartilla. Encima la hora blanca sobre tu cartilla y mira a trasluz por si la configuración de tu impresora ha movido de posición de algunos datos y procedas a mover en caso de ser necesario. OJO, haz las pruebas necesarias hasta que estés completamente segur@ de que la impresión es correcta. (Al reporte hay que cortarle los bordes para que quede del tamaño de una hoja tamaño carta).

Cuando hayas impreso el reporte de tu primer alumn@, da clic en el botón:
Te regresará a la pantalla:
Donde deberás escribir el número 2 (siguiente alumn@) y de nuevo en el botón "Editar documento" para imprimir la siguiente cartilla. (Si ya quedó bien la primera no debes mover ya nada, solo imprimir).

Repite todo para imprimir la parte de atŕas de tus cartillas.
¡Listo!
Suerte con tus impresiones


Si mi prosa es poco inteligible, por acá les dejo un video que está mejor (creo)


Suerte con sus impresiones.



Me hicieron algunas preguntas, así que agregaré este apartado.

1.- ¿Con este método no se cometen errores?


Es un método humano que puede tener errores, no es infalible.

2.- ¿Cuáles son los errores más comunes?


El más común, imprimir una cara del formato donde no se debe, meter el formato al revés o con la cara equivocada en la impresora, aunque no lo creas es el error más común. Así que antes de imprimir tus originales, saca unas fotocopias a una boleta original y escribe en un papel cómo debes meterlas a la impresora para que se impriman correctamente, no te confíes, esto es un error fatal que no tiene compostura.

Es muy común también alterar el orden, imprimir al mismo alumno dos veces porque olvidaste el orden o lo descuidaste. Ten a la mano una lista de tu grupo y ve tachando o subrayando cada vez que imprimas un formato, de esta manera no olvidarás en qué número vas. Necesitarás una lista para cada lado, recuerda que la impresión de cada lado usa un archivo diferente.

Otro error menos frecuente es un exceso de confianza en los datos repetitivos, a veces escribimos mal el nombre de la escuela o del maestro y lo pegamos en toda la columna sin revisarlo, es importante revisar la hoja de cálculo antes de comenzar a imprimir.

Ten cuidado también con los nombres que asignas a los archivos, si vas a imprimir formatos de muchas escuelas, cada base de datos deberá llamarse de forma específica, no uses nombres genéricos como "base de datos cuarto a" porque lo más seguro es que termines confundiéndote, usa mejor "BD Emiliano Zapata 4A" o bueno lo que  a ti te convenga.


3.- ¿Si cometo un error lo puedo corregir?


Eso va a depender del error. Si es un número puedes desgastar el formato con una aguja con punta fina y luego borrar, después haz un formato para correcciones, es decir, borra todos los elementos y solo imprime el número a corregir, haz pruebas en una hoja en blanco y revisa al trasluz, antes de imprimir el original. Si se trata de una frase o un nombre completo, olvídalo. Algunas impresoras lasser imprimen de tal forma que puedes "despegar"  las letras con una cinta adhesiva, pero no siempre funciona, las impresoras de tinta no se borran ni con agua, bueno, dependiendo de la tinta.

4.- ¿Me las van a aceptar impresas en la supervisión/dirección?


No veo por qué no. Las he entregado así desde el 2000 y nunca me han dicho nada. 

5.- ¿Puedes hacer un formato que funcione en Microsoft Office?


Ya lo hice y word no reconoce decimales periódicos, fue un dolor de cabeza, si alguien quiere intentarlo adelante, yo me quedo con libreoffice

6.- ¿Se puede imprimir en cualquier impresora?


Técnicamente sí, pero por el grosor de los formatos y lo sensible de las mediciones recomiendo impresoras donde el formato no "de vuelta", es decir prefieran las impresoras que toman la hoja por arriba y no las que tienen la bandeja "abajo". Si la hoja solo cae, no da vuelta, la impresión es más estable, la hoja no se dobla y si en algún momento hubiera un accidente o apagón la hoja no queda ahi apretada y maltratada entre los rodillos. (Esto es muy difícil que ocurra).

7.- ¿Tu ya probaste este método?


Sí, en algún momento capturé e imprimí boletas (así se llamaban antes) de varias zonas escolares.

Si tienen alguna otra duda, pónganla en los comentarios o envíen un correo a manuel.luna@outlook.com
Saludos


11 comentarios:

Anónimo dijo...

en plataforma PEIE ya salen llenos los reportes

Ludus Jugueteria dijo...

En Oaxaca nos entregan los originales para requisitar en máquina o en computadora, para después entregarlos a los padres. Gracias por el aporte de PEIE, desconozco en qué estados aplica y si es funcional para imprimir las "originales"
Saludos

Anónimo dijo...

COMO DESCARGO LA BASE DE DATOS??

Anónimo dijo...

Podrían proporcionarme algún link donde pueda descargar el formato o programa para llenar las boletas originales e imprimirlas en las que nos proporciona la SEP?

Anónimo dijo...

existe el formato y la base de datos para secundaria?

teles0174 dijo...

podrá adaptarse para trabajar los reportes de secundaria?

Manuel Luna dijo...

Si. Están en la nueva entradahttp://juegosludus.blogspot.mx/2015/05/rellenar-reportes-de-evaluacion.html?m=1

Manuel Luna dijo...

Si
http://juegosludus.blogspot.mx/2015/05/rellenar-reportes-de-evaluacion.html?m=1

Manuel Luna dijo...

Si. Están en la nueva entradahttp://juegosludus.blogspot.mx/2015/05/rellenar-reportes-de-evaluacion.html?m=1

Manuel Luna dijo...

http://juegosludus.blogspot.mx/2015/05/rellenar-reportes-de-evaluacion.html?m=1

Manuel Luna dijo...

Esta fue una versión anterior, chequen por favor la versión 2.0
http://juegosludus.blogspot.mx/2015/07/evaludus-version-2.html